ampuls 5 - 2015

5/2015

Der TS-Auftrag feiert Jubiläum: Vor 15 Jahren wurde im Geschäftsbereich 5

der Reparaturzettel auf Papier vom „Technischen Service“ abgelöst

„Hilfe, der Wasserhahn tropft und der Schrank klemmt“

Etwa 80000 technische Aufträge

(TS-Aufträge) gehen jährlich beim

Geschäftsbereich 5 Bau und Tech-

nik (G 5) ein. Kaumvorstellbar, dass

bis vor 15 Jahren noch jede Repara-

turanforderung von Hand per

Durchschreibeblock erteilt wurde.

Sie lief über die Hauspost und

dauerte zwei Tage, bis sie beim je-

weiligen Werkstattleiter ankam,

erinnern sich Thomas Rom-

bach, Abteilungsleiter Tech-

nikcontrolling, und Heinrich

Meier, Leiter der Schreinerei.

Drei oder vier Tage später war es

dann so weit: Der Empfänger aus

dem entsprechenden Technikbe-

reich meldete sich zurück. „Die-

ser Zeitverlust durch mehrfa-

ches Hin-und-Her-Telefonieren

band insbesondere in der Pfle-

ge viele Ressourcen“, sagt Rom-

bach. Doch das alte Auftragssys-

tem hatte trotz seiner Schwächen

auch viele Anhänger. So dauerte

es eine geraume Zeit, bis alle

Mitarbeiter die vom Klinikrechen-

zentrum (KRZ) maßgeblich mit

vorbereitete Umstellung vom Pa-

pier auf den computergestützten

TS-Service in die Routine aufge-

nommen hatten. Was viele Mitar-

beiter heute aber noch immer

nicht wissen: „Die Zuordnung der

TS-Aufträge erfolgt wie das

Bestellsystem Bessy nicht über

Personen, sondern über das in

terne SAP-Anforderungsmanage-

ment“, erklärt Geschäftsbereichs-

leiterVolkerHarig.„DieMitarbeiter

müssen nur einen TS-Auftrag sch-

reiben, die Verteilung der Aufga-

ben übernehmen wir.“ Der Ge-

schäftsbereich 5 gliedert sich in

fünf Abteilungen und versteht

sich laut Harig als Facilitymanage-

ment- und Dienstleistungsbetrieb

für das Klinikum.

Vom Papier- zum Computerauftrag

Alle zwei Jahre findet mit Unterstützung der

SAP-Gruppe im Klinikrechenzentrum ein soge-

nanntes Innovationstreffen statt. Dazu wer-

den zur Weiterentwicklung des TS-Prozesses

und des SAP-Systems erfahrene Personen aus

den Kundenbereichen eingeladen.

Kooperation mit dem

Klinikrechenzentrum

Mussten im Vorgängersystem

die Aufträge noch per Hand

geschrieben werden, bietet

sich den Nutzern mit der TS-

Oberfläche nun die Möglich-

keit, aus einem mit der Pflege

abgestimmten Servicekatalog

auszuwählen. Thomas Rom-

bach nennt weitere Vorteile:

schnelle Mitteilungen, einfa-

che Bedienumgebung, zeitlich

unabhängig sowie transparen-

ter für den Anforderer. Mitge-

nommen in den Technischen

Service wurden von Beginn an

die Bereiche Gärtnerei, Anäs-

thesietechnik und Hausmeiste-

rei (heute Versorgungslogistik),

die nicht zumGeschäftsbereich

5 gehören. „Wir sind Dienstleis-

ter und jeder Bedarf unserer

Kunden ist uns wichtig“, sagt

Thomas Rombach. Aber bei Be-

stellungen, Reparaturen und

Instandhaltungen sei

nicht alles planbar,

sondern es müsse

auch stark situativ re-

agiert werden. Des

Weiteren

muss

ebenfalls das Gebot der

Sparsam- und Wirtschaft-

lichkeit stets im Blick haben

und prüft deshalb auch, ob es

sich um notwendige Instand-

haltungsmaßnahmen handelt.

Rombach wirbt um Verständ-

nis, dass nicht jeder Bedarf –

„Hilfe, der Wasserhahn tropft,

der Schrank klemmt“ – sofort

Priorität eins in den Werkstät-

ten haben könne. Die zwölf

Werkstattleiter und ihre Mitar-

beiter kümmern sich zwar en-

gagiert und schnell darum,

aber im Schnitt hat jeder Be-

reich aktuell etwa 500 offene

Aufträge zu bearbeiten.

Vorteile durch die TS-Oberfläche

Technischer

Service

DAMALS

Technischer

Service

ZERTIFIKAT

Technischer

Service

HEUTE

DEKRA Certification GmbH * Handwerkstraße 15 * D-70565 Stuttgart * www.dekra-certification.de

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Z E R T I F I K A T

ISO 9001:2008

DEKRACertificationGmbHbescheinigthiermit,dass dasUnternehmen

Universitätsklinikum Freiburg

Geschäftsbereich 5 - Bau und Technik

ZertifizierterBereich:

Energie- undMaschinentechnik;Elektro-undNetztechnik;Medizintechnik undMechanik;

Bautechnik;Technik-ControllingundBereichsservice

ZertifizierterStandort:

D-79106Freiburg,Hartmannstraße1

einQualitätsmanagementsystem entsprechend der obengenanntenNorm eingeführthatund

aufrechterhält.Der Nachweis wurdemitAuditbericht-Nr.A11121428 /2014erbracht.

DiesesZertifikat istgültig vom 18.04.2015bis 17.04.2018

Zertifikats-Registrier-Nr.:90303264/3

DEKRACertificationGmbH

Stuttgart, 09.04.2015

Bei Verstoß gegen die im Zertifizierungsvertrag genannten Bedingungen verliert das Zertifikat umgehend seine Gültigkeit.

Seit dem Jahr 2003 lässt sich der Geschäfts

bereich 5 nach DIN EN ISO 9001-2008 zertifi-

zieren – und hat die alle drei Jahre wiederkeh-

rende Rezertifizierung auch 2015 erfolgreich

absolviert. Qualitätsindikatoren sind unter

anderem die Transparenz bei Kosten und

Wirtschaftlichkeit. Bei jährlich ca. 80000

Aufträgen sind Thomas Rombach die Steue-

rung lückenloser Prozesse und ein transpa-

rentes Beschwerdemanagement besondere

Anliegen. Zum Beispiel: Kann der Auftrag

nicht innerhalb von fünf Werktagen begon-

nen werden, bekommt der Kunde eine

Rückinfo, an welchen Bearbeiter er sich di-

rekt wenden kann. Die Rate bei den Be-

schwerden liegt unter einem Prozent.

Geprüft und zertifiziert

Act, Plan, Check, Do – das

sind die Gebote im Qualitäts-

management, nach denen

auch der Technische Service läuft,

um die 80000 Auf-

träge pro Jahr zu bewältigen

Vor 15 Jahren wurden

die Aufträge noch per Hand

geschrieben und

gingen in die Hauspost

Heute hat

sich das Auftrags-

system mit der

SAP-Benutzerober-

fläche längst am

Klinikum etabliert

Qualität ist

messbar:

Seit zwölf Jahren

lässt sich G 5

nach DIN EN ISO

9001-2008

zertifizieren

Technischer Service